Faktura pro forma, w odróżnieniu od faktury VAT, pełni jedynie funkcję informacyjną. Wystawienie faktury pro forma nie powoduje obowiązku zapłaty wskazanej na niej kwoty, nie wiąże się również z obowiązkiem podatkowym. W jakim zatem celu się ją wykorzystuje? Co oznacza faktura pro forma? Oto wszystko, co musisz wiedzieć.
Kto i kiedy może wystawić fakturę pro forma?
Fakturę pro forma, podobnie jak właściwą fakturę, wystawia podmiot będący podatnikiem VAT. Nie jest ona potwierdzeniem transakcji pomiędzy oznaczonymi na niej stronami, a jedynie informacją o cenie usługi bądź towaru, który kontrahent zamierza nabyć w przyszłości. Wystawiający fakturę nie odprowadza od określonej na fakturze pro forma kwoty należnego podatku, natomiast nabywający nie jest zobowiązany do uregulowania należności w terminie. W związku z tym, w przeciwieństwie do faktury VAT, proforma nie jest dowodem zakupu, nie jest dokumentem księgowym i nie może zatem zostać ujęta w księgach rachunkowych.
Przedsiębiorca nie jest zobowiązany do wystawienia takiej faktury, zależy to wyłącznie od jego woli. Może przekazać ją nabywającemu w dowolnym momencie, m.in. po to, aby klient wpłacił zaliczkę wynikającą z zawarcia umowy bądź realizacji zlecenia. Nie może jednak tego uczynić już po otrzymaniu zapłaty bądź jej części, także w postaci zaliczki. Wówczas właściwa jest faktura główna, na podstawie której można zaksięgować zakup w księdze przychodów i rozchodów. Pro forma nie zastępuje bowiem faktury VAT, zatem – po dokonaniu transakcji przez kontrahenta – nie zwalnia ona przedsiębiorcy z obowiązku wystawienia klasycznej faktury.
Kiedy przydaje się faktura pro forma?
Faktura pro forma zazwyczaj pełni funkcję oferty handlowej, z którą podmiot zainteresowany nabyciem towaru lub usługi może się zapoznać. Na tej podstawie może podjąć ostateczną decyzję o zawarciu lub odrzuceniu umowy ze sprzedawcą bądź dostawcą – więcej o fakturze pro forma dowiesz się z Firmove.pl. Na tym portalu znajdziesz przykłady sytuacji, w których warto posługiwać się tym dokumentem i szczegóły dotyczące jego wystawiania.
Co to faktura pro forma? Jakie elementy tworzą pro formę?
Pro forma swoim wyglądem powinna przypominać właściwą fakturę VAT, która zostanie wystawiona po dokonaniu transakcji. Różni się od niej tytułem, który zamiast określenia „Faktura VAT”, brzmi „Faktura pro forma”. Zarówno jeden, jak i drugi rodzaj dokumentu może mieć tradycyjną formę papierową lub elektroniczną.
Co poza tytułem, zawiera jeszcze pro forma? Podobnie, jak na fakturze docelowej, muszą znaleźć się w niej informacje o stronach zawierających umowę: sprzedawcy i nabywcy towaru lub usługi. Ponadto należy określić: przedmiot transakcji, jego cenę – jednostkową, całościową, wartość netto, wysokość stawki VAT, kwotę należnego podatku VAT oraz wartość brutto (wyrażoną kwotowo oraz słownie), a także ewentualnie sumę przyznanego rabatu.
Ważne, aby na dokumencie oznaczyć też datę wystawienia oraz numer umożliwiający jednoznaczne zidentyfikowanie faktury. Poza tym na fakturze pro forma można zamieścić również informacje o terminie i formie zapłaty oraz o dacie dostarczenia towaru lub wykonania usługi, jeżeli nie pokrywa się z datą wystawienia faktury.
Dlaczego warto korzystać z faktury pro forma?
Faktura pro forma to praktyczne narzędzie służące przedsiębiorcom do przedstawiania oferty handlowej potencjalnym nabywcom towarów lub usług. Nie rodzi ona obowiązków na gruncie prawa. Ułatwia jednak kontrahentom podjęcie decyzji dotyczącej zawarcia transakcji. Nikt bowiem nie chce kupować kota w worku. Dzięki zawartym w niej skonkretyzowanym informacjom potencjalny nabywca może zapoznać się ze wszystkimi kosztami, jakie musi ostatecznie ponieść, jeśli zdecyduje się na transakcję.